Gestión de eventos en Redes Sociales

Este 2016 tuve la oportunidad de ser el Social Media Director para el evento World Information Architecture Day (WIAD) en el cuál compartí una serie de tips básicos para la gestión de eventos en redes sociales, estos tips fueron publicados en el blog de Rosenfeld Media por Whitney Quesenbery (quien es conocida por sus tres libros: Storytelling for User Experience, Global UX y A Web for Everyone).

Estos consejos vienen gracias a la participación en eventos con Manatí en: Drupal Camp Costa Rica, DrupalCon Latinoamérica/Los Ángeles, Colaboración y nuevas perspectivas organizacionales, y proyectos que he participado personalmente como: WIAD, TEDxPuraVidaEd y Conciertos de Artes Musicales de la Universidad de Costa Rica.

Utilice contenido propio

Con la agenda + charlistas + contenido de las charlas/talleres, se puede realizar mucho contenido propio. Yo lo ordeno de la siguiente forma:

a) Antes del evento

• Recuerde la agenda con una imagen, esto para que puedan: Compartirla, comentarla e incluso guardarla.
• Recuerde el lugar del evento con un link de Google Maps o una imagen del lugar del evento + imagen del venue.

b) Durante el evento

• Introduzca a los próximos charlistas, una hora antes y 15 minutos antes, esto puede ser con una imagen o texto.
• Publique frases importantes del charlista.
• Si tiene la presentación del charlista con anterioridad, realice screenshots de frases/imágenes importantes que pueda compartir. (Pregunte al charlista primero.)
• Si quiere publicar fotos (celular o de cámara), reciba ayuda de su equipo. Esta tarea involucra estar cerca del speaker, editar la foto o compartirla directamente sin edición, pero aún si sólo va tomar la foto y subirla, hay mucho contenido pasando en este momento: lo que el speaker está diciendo, anunciar al próximo speaker, etc. Entonces si usted es un equipo de una persona, mi recomendación es publicar 1 o 2 fotos de cada speaker y subirla, con eso basta.
• No se preocupe si no son fotos dignas de un fotógrafo profesional, la misión de una gestión en directo de redes sociales es comunicar lo que sucede, claramente entre más grande el equipo, mejor el trabajo.
• Si las personas que atienden al evento no están publicando, recuerde al equipo de producción de mencionar el hashtag antes de las charlas, esto para incentivar el uso de redes sociales.
• Si hay un streaming, recuerde el URL para que otros puedan ver el evento.
• Si hay un streaming, haga screenshots del evento y cuente lo que está sucediendo o lo que están diciendo. Las personas fueras del venue quieren saber si algo importante está pasando.
• Recuerde los patrocinadores, que hicieron posible el evento.

c) Después del evento

• Recuerde postear las presentaciones que son públicas. (Guarde una lista con los urls + nombre de la presentación.
• ¡Recuerde agradecer a los organizadores del evento (incluyéndose)!

Utilice contenido de otros

Sé que muchos de los eventos tienen un impacto grande en Twitter, pero si los participantes están usando Facebook o Instagram como medio principal de comunicación, entonces debería tratar de agarrar esas actualizaciones para nutrir el feed oficial de la organización.

Si no hay mucho contenido generado por usuarios, trate de ver si están compartiendo contenido en otra red social, si lo están haciendo, incite a que utilicen la red social que el evento está usando, si todo falla, puede crear un concurso con las personas que envía tweets diciendo que están en el evento, o tomándose una foto con un café o algo.

¿Por qué esto es tan importante? Su evento necesita contenido generado por usuarios, por eso existe esta cosa mágica llamada red social.

Prepárese para los trolls

Entonces, hemos creado contenido previamente, las personas están compartiendo contenido (actualizaciones, links, fotos). Pero hay un troll en el evento. Prepárese para lo peor, definitivamente esto es algo que NO deseamos en nuestro evento.

Si hay un usuario o un grupo de usuarios que están haciendo mucho ruido en el feed del evento y están en el evento, he encontrado que la mejor forma de solucionar el problema no es en Twitter o Facebook, pero anunciar el problema que está teniendo a su equipo para poder lidiar con esta persona personalmente. Creo que es la mejor forma de detener este tipo de comportamiento.

Unos tips adicionales

• Conozca su audiencia, conozca los influenciadores del evento y tema en cuestión.
• Envíeles tweets a ellos, cree una conversación, conózcalos en el evento. (Las personas serán mucho más serviciales si han visto su cara.)
• Conozca cada uno de los speakers, un rápido:
  Hey mi nombre es: __________ y seré el Community Manager del evento, entonces estaré tomando fotos de usted, del público, etc. Si tiene algo que desea que publique antes/durante/después de su charla, por favor dígame/envíeme los links (videos, audio, etc.)
• Llegue al lugar del evento, al menos 1 hora antes.
• Use wifi, ojalá el evento tendrá conexión wifi.
• Prepárese para tener poca batería, traiga una extensión de cable, traiga baterías externas o baterías extra.
• Tenga a disposición una mesa y una silla. Si usted sólo tiene una silla, como todos los demás, puede volverse un enredo manejar todo. Tener una computadora, un celular, batería, va ser un desastre.
• Si hay mucho contenido siendo publicado por personas, es mejor usar una laptop para monitorear la actividad con Hootsuite o algún otro programa que cumpla la misma función.